امروزه با رشد تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، ماهیت و روش‌های عرضه و تأمین کالاها و خدمات به سرعت در حال تغییر است، به طوری که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، تأثیر مواردی مانند افزایش گونه‌های متنوع رقابت، خلق فعالیت‌های تجاری جدید، کیفیت کالاها و خدمات، نوآوری و تکنولوژی‌های به­روز، تمرکز و عدم تمرکز در فرایندهای تولید و تأمین را بر کسب و کار خویش مشاهده می‌کنند. از این رو واحد سازمانی خرید خارجی در این مقوله نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند.

 وظایف واحد خرید خارجی عبارتند از:

• ثبت اطلاعات تأمین‌کنندگان و طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس نوع كالا
• ثبت نتایج ارزیابی تأمین‌کنندگان
• دسته بندی تامین کنندگان هنگام استعلام و یا صدور سفارش و گریدبندی آنها
• ثبت درخواست‌های خرید به شکل دستی و سیستمی
• طراحی فرم سفارش ورود اطلاعات برای هر مرحله سفارش
• برنامه‌ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ تقریبی رسید كالا
• آماده کردن اطلاعات استعلام و ارسال آن برای تامین کنندگان خارجی
• دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
• تهیه استعلام خرید و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت تامین کنندگان
• تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی
• ثبت نتایج كمیسیون خرید و اطلاع آن
• کنترل و پیگیری سفارشاتی كه حمل آن به دفعات صورت می‌گیرد
• ارائه آخرین وضعیت سفارشات
• ثبت مغایرت‌های اقلام سفارش شده و دریافت شده براساس سفارش sample
• ایجاد بانك اطلاعاتی از خریدهای گذشته و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد كالا، منابع خارجی و …
• ثبت هزینه‌های سفارشات
• آنالیز هزینه‌های سفارشات و محاسبه قیمت تمام شده خرید به تفكیك هر کالا
• ثبت مستندات برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و پروفرما، استعلام حمل و …
• تعریف لیست سیاه مشتریان و دلایل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتری
• ثبت اطلاعات حمل به تفكیك كانتینر
• امكان ثبت كالای جایگزین در مرحله ثبت پاسخ استعلام و یا پیش فاكتور
• عوامل ریسک خرید خارجی
• عوامل درون سازمانی : مسائل مالی که شامل نقدینگی شرکت ، تامین منابع مالی و سقف اعتبارات است.
• مسائل فرایندی و تصمیم گیری که شامل تکمیل به موقع پرونده خرید است .
• سیستم اتوماسیون شرکت که شامل سفارش گذاری به موقع همراه با جزئیات کامل است
• عوامل برون سازمانی : شامل بررسی ویژگی های بازار مانند انحصاری بودن کالا و شناسایی مناطق مختلف جهت یافتن بازار بهتر است.
• قوانین و مقررات بازرگانی و دولتی ، تعرفه های گمرکی ، تامین منابع مالی ، براورد هزینه مواد اولیه و کالای مورد نظر تحویل به موقع ، شیوه پرداخت و جابه جایی پول میباشد
• قابلیت تأمین کننده براي تحویل محصولات با کیفیت مورد نظر. هر محصولی که با سطح پایین تری از کیفیت مورد نظرتحویل داده منجر به از دست رفتن اعتبار شرکت می شود.
• مشکلات عدم تحویل به موقع سبب عدم کارایی شبکه خرید میشود. که ممکن اسیت سبب تاخیر در تامین مواد اولیه شود که خود موجب خسارت مالی است.
• ثبات مالی تامین کننده با فاکتورهای زیادی شناخته میشوند.
• شناسایی کیفیت مورد نظر براساس روش های مختلف اعتبارسنجی که زمان زیادی صرف آن خواهد شد.
• شناسایی به موقع و درست کلاهبرداری های مالی و کیفیتی

 مراحل خرید خارجی:

• انتخاب منبع فروش کالا
• اعتبارسنجی تامین کننده
• اخذ پروفرما
• تایید کالا بنابه درخواست مشتری
• تنظیم قرارداد خرید
• پرداخت هزینه پیش پرداخت طبق پروفرما و پرداخت کامل در زمان قبل از شروع حمل
• اخذ اسناد حمل و مورد نیاز جهت آماده سازی کالا و ارسال آن
• هماهنگی بقیه مراحل اعم از ثبت سفارش ، امور بانکی و ارزی ، حمل کالا توسط حمل و نقل بین المللی ، ترخیص کالااز گمرکات ، حمل کالا از گمرکات به انبار خریدار
• انتخاب منبع فروش کالا

 اولین مرحله از خرید خارجی ، شناسایی تولیدکننده یا فروشنده معتبر است، در ابتدای امر از مشتری مشخصات دقیق کالا گرفته میشود و با توجه به نوع کالا از طریق سایت های تخصصی و یا جستجو در نمایشگاه‌­های بزرگ و معتبر بین المللی ، با تامین کنندگان معتبر مذاکره می‌شود. گاهی اوقات خود مشتری اطلاعات تامین کننده و برند مورد نظر خود را ارائه می‌دهد. هر کالا پس از طی سه مرحله زیر به دست مصرف کننده می رسد:

• تولید در کارخانه یا کارگاه
• بسته بندی، چاپ روی کالا، لیزر، تولید برند (در صورت نیاز مشتری)
• بازاریابی، فروش و حمل
• در برخی مواقع ممکن است که فروشنده تنها تجارت داشته باشد و احساس و درک زیادی نسبت به چیزی که می فروشد نداشته باشد و فقط بخواهد آن را بفروشد. این هنر واردکنندگان است که با دریافت نمونه SAMPLE از تامین کننده و بررسی کیفیت و حتی بازار کالا، امنیت مالی تجارت خود را تضمین کند. زمانیکه نمونه در آزمایشگاههای معتبر کشور تایید شد میتوان مراحل بعدی واردات را ادامه داد در غیر اینصورت تامین کننده دیگری انتخاب میکنیم.

گاهی اوقات با بررسی بازار موجود، اقدام به واردات کالا میکنیم که برای دریافت رقابتی ترین قیمت از نمایندگان فروش در هر کشوری، استراتژیهایی از قبیل موارد زیر قابل اعمال هستند :

• در آغاز مذاکره، تعداد سفارش را بسیار بیشتر از نیاز خود اعلام میکنیم که مثلاً اگر می خواهید هزار عدد کالا وارد کنید، در آغاز مذاکره بگویید سفارش اولیه ما ده هزار عدد است. بعد از چندین مرتبه مذاکره روی قیمتی مناسب با تامین کننده توافق میکنیم. البته زمانی هم وجود دارد که ما به عنوان وارد کننده از قیمت واقعی اطلاع نداریم که از چند تامین کننده استعلام گرفته میشود و قیمت ها را با هم مقایسه میکنیم و به جمع بندی درمورد قیمت مورد نظر میرسیم و براساس آن بعد از مذاکرات متعدد قیمت را تایید میکنیم.
• در آغاز مذاکره، اطلاعات دقیقی را از بابت کالا مطالبه میکنیم و تقاضای میکنیم فایل هایی شامل کاتالوگ و دیتاشیت ارسال شود.
• با ایمیل سازمانی مکاتبات را انجام میدهیم و در صورت توزیع کننده بودن ، حتما باید آنرا ذکر کنیم.
• اخذ پروفرما

مشخصات دقیق کالا در خرید و قرارداد خارجی بسیار اهمیت دارد. پروفرما یا پیش فاکتور ،سندی است که توسط فروشنده صادر میگردد و که شامل سربرگ شرکت تامین کننده ، نام و نشانی فروشنده، ذینفع و خریدار، نوع کالا ، اینکوترمز حمل ، زمان تحویل کالا ،اطلاعات دقیق کالا ، مقدار و تعداد کالا ،قیمت واحد و قیمت کل کالا ،شرایط پرداخت ، مبداء کالا ، مدت اعتبار پروفرما از سوی تامین کننده و شماره استاندارد بازرسی های مورد نیاز است. در کنار مشخصات کالا شماره تعرفه گمرکی در پروفرما قید می شود. شماره تعرفه کالا در تشخیص میزان حقوق گمرکی کمک کننده خواهد بود.شیوه بسته بندی و حمل کالا که اکثرا به شکل کانتینری طبق مقررات صادراتی فروشنده است نیز در پروفرما درج می شود.

قیمت و بهای کالا در خرید و قرارداد خارجی از جمله پارامترهای مهم است.اگر کالا متعدد یا ترکیبی باشد باید قیمت واحد کالا در پروفرما ذکر گردد.نکته ی دیگر در خرید و قرارداد خارجی ارز مربوطه است.

مهلت قرارداد در خرید و قرارداد خارجی به دو دسته مهلت اعتبار جهت حمل کالا و مهلت اعتبار معامله اسناد تقسیم می شود . یکی دیگر از بند های پروفرما که در خرید و قرارداد خارجی مورد توجه قرار می گیرد مبدا حمل و مقصد نهایی کالا ، ذکر نام وسیله حمل، ذکر نام کشور و شهر و بندر مقصد است. تهیه لیست مقایسه قیمت‌ها بین پروفرم‌های دریافتی بر اساس ارزهای مختلف و معادل‌سازی آن‌ها به یکدیگر در مرحله بعد قرار میگیرد و بعد از آن باید هزینه های خرید را در سطح کل سفارش محاسبه کرد.

اعتبارسنجی تامین کنندگان :

• بررسی ثبت قانونی شرکت (ارائه مدارک ثبت)
• بررسی موضوع اصلی فعالیت شرکت
• تعداد کارکنان شرکت
• تجهیزات و منابع در اختیار شرکت
• وضعیت مالی شرکت با اخذ پرینت حساب
• بررسی ارائه تسهیلات از سوی بانکها به شرکت
• استفاده از رایزن های بازرگانی که در 22 کشور دنیا فعالیت دارند
• تایید کالا توسط مشتری

پس از آنکه استعلام قیمت از چند تامین کننده انجام شد لیست قیمت ها را با یکدیگر مقایسه میکنیم و بهترین قیمت را انتخاب میکنیم. پس از انجام عملیات اعتبارسنجی اگر تامین کننده تایید شد برای مشتری فرم اولیه ای تهیه میکنیم که شامل کلیه هزینه ها مانند هزینه خالص خرید ، هزینه حمل ، هزینه های داخلی شرکت ، هزینه اعتبارسنجی میباشد. پس از تایید قیمت خالص و موارد ذکر شده در فرم توسط مشتری آنرا به واحد گمرکات تحویل میدهیم تا برای آن فرم اعلام هزینه نهایی آماده شود که هزینه هایی شامل حقوق و عوارض گمرکی ،بیمه ، دموراژ و انبارداری احتمالی و …. میباشد. این صورت هزینه به مشتری ارائه میشود و پس از تایید آن با مشتری قرارداد خرید بسته میشود.

تنظیم قرارداد خرید:

پس از اخذ پیشنهادات قیمت و مذاکرات متعدد و پذیرفته شدن پیشنهاد فروشنده پروفرما صادر می کند.دستور تایید خرید از طرف خریدار به فروشنده ارسال می گردد. در این زمان قراردادی بین شرکت بازرگانی ما و خریدار منعقد میگردد که خرید در این مرحله نهایی میشود. مورادی که در قرارداد خرید اعلام می گردد بنا بر هرنوع کالا و روش های مختلف خرید ، متفاوت هستند. پس از آنکه تایید نهایی داده شد ، خرید وارد مرحله ثبت سفارش و بعد از آن انجام امور بانکی و ارائه به واحد ارزی و انتظار برای تخصیص ارز میشود. بعد از این مراحل برای فروشنده به میزانی که در پروفرما ذکر شده بود پیش پرداخت واریز میگردد که تولید و بعد از آن ارسال کالا صورت بگیرد.

اخذ اسناد حمل و مورد نیاز جهت آماده سازی کالا و ارسال آن:

اسنادی که فروشنده باید به خریدار حین خرید و قرارداد خارجی تحویل دهد طبق مواردی که به توافق طرفین می رسد، مشخص می شود و تا زمانی که اعتبارسنجی انجام نشود پول به حساب تامین کننده واریز نمیشود ، همچنین این اسناد برای ترخیص کالا مهم است.از جمله این اسناد بارنامه BILL OF LADINGاست که توسط شرکت حمل و نقل صادر می گردد. سند بعدی فاکتور COMMERCIAL INVOICE است شامل مشخصات کالا، کشور مبدا، مقصد و شماره اعتبار اسنادی و نام خریدار و فروشنده است.سند دیگر که برای ترخیص و ثبت سفارش هم لازم است، گواهی مبدا CERTIFICATE OF ORIGIN است که این گواهی معمولا به وسیله اتاق بازرگانی کشور فروشنده صادر می گردد.لیست بسته بندی PACKING LIST که سند مشخصات کالا است که شامل اطلاعاتی مانند بسته بندی و محتویات و تعداد داخل هر بسته است که این سند به این خاطر در قرارداد و خرید خارجی اهمیت دارد که گمرکات کشور مقصد و بازرسان بین المللی به این سند احتیاج دارند.

پرداخت:

در پروفرما مبلغی که تعیین شده است گاهی اوقات به صورت 100 درصد پرداخت و گاهی به صورت درصدی است. که باید قبل از آن شماره حساب مقصد بررسی شود و با توجه به شرایط پروفرما پرداخت اولیه انجام شود. مابقی هزینه هم قبل از بارگیری و حمل انجام میشود و در هر مرحله از پرداخت باید swift هم برای فروشنده و هم برای خریدار جهت اطمینان ارسال گردد.

به این نکته باید توجه داشت که در طی کلیه مراحل ، واحد خرید خارجی تمامی موارد را رصد و آنالیز میکند. و در صورت نیاز به سند یا اطلاع از موردی با تامین کننده یا مشتری مذاکره انجام میشود. در زمان حمل کالا کلیه اسناد حمل دریافت میشود و زمان pick up بار تعیین میشود و توسط شرکت حملی که قبل از آن با ایشان توافق صورت گفته بود کالا حمل خواهد شد. پس از رسیدن کالا به گمرک مقصد و طی کردن مراحل ترخیص ، ارسال بار به انبار خریدار بررسی میشود.

با رسیدن کالا به انبار خریدار ، پرونده یک خرید بسته خواهد شد.